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title: "Zeitmanagement für Gründer: Was ich über Maker-Zeit und Planung lerne"
description: "Zeitmanagement für Gründer heißt für mich Prioritäten schützen: Maker-Zeit blocken, die Woche planen und Aufgaben abgeben oder automatisieren."
author: "Felix Schmitz"
author_url: https://felixshmtz.de/ueber-mich/
published: 2026-11-05
category: "Unternehmertum"
canonical: https://felixshmtz.de/artikel/zeitmanagement-fuer-gruender/
language: de
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# Zeitmanagement für Gründer: Was ich über Maker-Zeit und Planung lerne

Von Felix Schmitz, Founder aus Köln: Gründer und Geschäftsführer der quik UG, Gründer von ai-website.com, baut den KI-Workspace quik OS.

## Kurz gesagt

- Gutes Zeitmanagement für Gründer schützt aus meiner Sicht die wenigen Stunden, in denen echte Wertschöpfung passiert, vor Meetings und Kleinkram.
- Maker-Zeit sind Blöcke von drei bis vier Stunden ohne Unterbrechung, in denen du baust, schreibst oder strategisch denkst.
- Eine Wochenplanung von 30 Minuten mit Rückblick, Fokus und festen Blöcken erspart dir jeden Tag die Frage, was als Nächstes kommt.
- Delegieren lohnt sich, sobald eine Aufgabe weniger kostet als der Wert deiner eigenen Stunde und dir keine Energie gibt.
- Was du dreimal identisch erledigt hast, dokumentierst, standardisierst und automatisierst du.

Zeitmanagement für Gründer heißt für mich, die wenigen Stunden zu schützen, in denen das Unternehmen wirklich vorankommt. Drei Werkzeuge finde ich dafür am wichtigsten: feste Blöcke für konzentrierte Maker-Zeit, eine kurze Wochenplanung und das Abgeben von allem, was andere Menschen oder Maschinen besser oder günstiger erledigen. Eine bessere To-do-App hilft dabei kaum.

Mein Stand heute: Das Zeitproblem vieler Gründer ist eigentlich ein Schutzproblem. Die Zeit ist da, sie wird nur von Meetings, Nachrichten und Kleinkram zerlegt, bis kein Block mehr übrig ist, in dem etwas Großes entstehen kann.

## Warum klassisches Zeitmanagement für Gründer nicht reicht

Die meisten Methoden helfen, eine lange Liste effizient abzuarbeiten. Als Gründer ist die Liste aber nie zu Ende, und die wichtigsten Aufgaben stehen oft gar nicht drauf: über das Angebot nachdenken, ein neues Produkt skizzieren, eine schwierige Entscheidung treffen.

Paul Graham beschreibt dafür eine Unterscheidung, die ich treffend finde. Manager arbeiten im Stundentakt, ein Termin folgt auf den nächsten. Maker brauchen lange Blöcke, um etwas zu bauen, zu schreiben oder zu programmieren. Ein einziges Meeting um 11 Uhr kann einen ganzen Vormittag für Maker-Arbeit unbrauchbar machen, weil sich davor kein tiefer Fokus mehr lohnt.

Gründer sind beides. Morgens Kundengespräche, mittags Produktarbeit, abends Strategie. Wer diese Modi nicht trennt, verbringt den Tag im Managermodus und wundert sich, warum das Wichtige liegen bleibt.

## Maker-Zeit schützen

Maker-Zeit ist ein Block von drei bis vier Stunden ohne Unterbrechung. Kein Mailpostfach, kein Telefon, keine Chatnachrichten. In diesen Blöcken passiert die Arbeit, die ein Unternehmen verändert.

### So würde ich Maker-Blöcke einrichten

- **Fest im Kalender:** Trag die Blöcke für die nächsten Wochen ein, bevor andere Termine sie belegen.
- **Gleiche Uhrzeit:** Routine senkt die Einstiegshürde. Viele arbeiten morgens am konzentriertesten.
- **Eine Aufgabe pro Block:** Leg vorher fest, woran du arbeitest. Sonst geht die erste Stunde fürs Entscheiden drauf.
- **Kein Zugang zu Ablenkung:** Benachrichtigungen aus, Mailprogramm zu, Handy in einen anderen Raum.

### Ein Beispiel für eine Gründerwoche

| Tag | Vormittag | Nachmittag |
|---|---|---|
| Montag | Maker-Block: Produkt oder Angebot | Planung, interne Abstimmung |
| Dienstag | Maker-Block: Content oder Strategie | Kundengespräche |
| Mittwoch | Maker-Block: Produkt | Vertrieb, Follow-ups |
| Donnerstag | Kundengespräche | Kundengespräche, Netzwerk |
| Freitag | Maker-Block: Lernen, Experimente | Wochenrückblick, Admin |

Das Prinzip dahinter: Meetings bündeln, Maker-Blöcke freihalten. Wer Kundengespräche auf zwei Tage und einige Nachmittage legt, gewinnt vier lange Vormittage für die Arbeit, die sonst nie passiert.

> Dein Kalender ist deine Strategie in ihrer ehrlichsten Form.

Stehen dort nur Termine anderer Menschen, arbeitest du an deren Prioritäten.

## Die Wochenplanung in 30 Minuten

Eine gute Woche beginnt am Freitag davor. Nimm dir 30 Minuten für vier Schritte.

### 1. Rückblick (10 Minuten)

Was hast du erreicht? Was ist liegen geblieben, und warum? Welche Termine waren überflüssig? Schreib es kurz auf. Nach einigen Wochen erkennst du Muster, zum Beispiel, dass bestimmte Meetings regelmäßig nichts bringen.

### 2. Der eine Wochenfokus (5 Minuten)

Leg fest, welches Ergebnis die nächste Woche zu einer guten Woche macht. Genau eins. „Das neue Angebot ist fertig und an drei Kunden geschickt“ wäre ein guter Wochenfokus. Wie du entscheidest, was dieser Fokus sein soll, steht in [Fokus als Gründer](https://felixshmtz.de/artikel/fokus-als-gruender/).

### 3. Blöcke setzen (10 Minuten)

Plane zuerst die Maker-Blöcke für den Wochenfokus ein, danach Kundentermine, dann alles andere. Lass bewusst Puffer: Ich würde mindestens 20 % der Zeit unverplant lassen, weil in einem jungen Unternehmen ständig etwas Unerwartetes passiert.

### 4. Streichen (5 Minuten)

Streich eine Sache aus der geplanten Woche: ein Meeting, das per Nachricht geht, oder eine Aufgabe, die niemand vermissen wird. Das fühlt sich unbequem an und spart oft mehr Zeit als alle anderen Schritte zusammen.

## Delegieren: was du abgibst und was bleibt

Mein Eindruck ist, dass viele Gründer zu spät delegieren, weil es günstiger wirkt, alles selbst zu machen. Eine einfache Rechnung zeigt oft das Gegenteil.

### Die Rechnung für deine Stunde

Angenommen, du willst mit deinem Unternehmen 120.000 € Umsatz im Jahr machen und hast realistisch 1.000 Stunden für wertschöpfende Arbeit. Dann ist jede dieser Stunden 120 € wert. Verbringst du vier Stunden im Monat mit Buchhaltung, kostet dich das 480 € an entgangener Wertschöpfung. Kostet eine externe Lösung dafür 150 € im Monat, gewinnst du rechnerisch 330 €, und vor allem vier Stunden für Kunden, Produkt oder Vertrieb.

### Die Delegations-Matrix

Bewerte deine wiederkehrenden Aufgaben nach zwei Kriterien: Wie viel Hebel hat die Aufgabe für dein Wachstum, und gibt oder nimmt sie dir Energie?

| | Gibt Energie | Nimmt Energie |
|---|---|---|
| **Hoher Hebel** | Behalten und ausbauen | Behalten, aber vereinfachen oder in Blöcke legen |
| **Niedriger Hebel** | Begrenzen, als Ausgleich behalten | Zuerst abgeben oder automatisieren |

Was unten rechts landet, würde ich als Erstes abgeben. Typische Kandidaten sind Terminorganisation, Belegablage, einfache Recherche und die Pflege von Kundendaten im CRM.

Was bei dir bleibt: Vision, wichtige Kundenbeziehungen, Entscheidungen mit großer Tragweite und die Arbeit, für die Kunden gerade dich buchen. Gibst du das ab, verliert dein Unternehmen etwas.

## Automatisieren nach der Dreierregel

Eine Regel hat sich für mich bewährt: Was du dreimal identisch erledigt hast, ist ein Prozess. Und jeder Prozess ist ein Kandidat für Automatisierung.

Die Reihenfolge ist dabei wichtig. Erst dokumentierst du, wie der Ablauf aussieht. Dann standardisierst du ihn, streichst also Sonderfälle und legst Vorlagen an. Erst danach automatisierst du. Wer einen chaotischen Ablauf automatisiert, bekommt automatisiertes Chaos. Ausführlich beschreibe ich das im Originalartikel [Prozesse automatisieren als Selbstständiger](https://www.quik-services.de/artikel/prozesse-automatisieren-als-selbststaendiger/).

### Vier Prozesse, mit denen ich starten würde

- **Anfrage und Terminbuchung:** Ein Buchungslink statt fünf Mails hin und her.
- **Angebot und Onboarding:** Vorlagen für Angebot, Vertrag und Willkommensmail.
- **Rechnung und Zahlungserinnerung:** Automatischer Versand und Erinnerung nach Fälligkeit.
- **Follow-up nach Projektende:** Eine geplante Nachricht mit Bitte um Feedback oder Empfehlung.

Angenommen, jede Terminabstimmung kostet dich 15 Minuten, und du hast 20 Anfragen im Monat. Das sind fünf Stunden, die ein Buchungslink auf wenige Minuten drückt. Über ein Jahr gewinnst du rund 60 Stunden, mehr als eine volle Arbeitswoche, für eine Einrichtung, die eine Stunde dauert.

### KI als zusätzliche Hände

Mit KI ist Automatisierung für kleine Teams viel zugänglicher geworden. Ich habe zum Beispiel meinen Prozess für Lead-Magneten in einen Claude Skill gegossen: acht Phasen von der Zielgruppenanalyse bis zum finalen Call to Action. Der Ablauf muss so nicht jedes Mal neu gedacht werden. Wie das Bauen mit KI bei mir aussieht, steht in [Claude Code für Gründer](https://felixshmtz.de/artikel/claude-code-fuer-gruender/).

Noch einen Schritt weiter gehen KI-Agenten, die direkt in deinen Werkzeugen arbeiten. In quik OS, dem Workspace für Boards, Wissen und Strategie, den wir gerade aufbauen, arbeiten KI-Assistenten wie Claude über einen rechtebasierten MCP-Zugang direkt mit. Wie diese Verbindung technisch funktioniert, erkläre ich in [MCP erklärt](https://felixshmtz.de/artikel/mcp-erklaert/).

## Zeitmanagement je nach Gründungsphase

Wie du deine Zeit verteilst, hängt davon ab, wo dein Unternehmen gerade steht. Eine grobe Orientierung:

| Phase | Wichtigste Aufgabe | Sinnvolle Verteilung |
|---|---|---|
| Idee und Validierung | Mit Kunden sprechen, Annahmen testen | Mehr als die Hälfte der Zeit für Gespräche und kleine Tests |
| Erste Kunden | Liefern und verkaufen | Maker-Blöcke für das Angebot, feste Vertriebszeiten |
| Wachstum | Systeme bauen, abgeben | Jede Woche ein Block, um einen Ablauf zu dokumentieren oder zu automatisieren |

Wer nebenbei gründet, hat noch weniger Spielraum. Dann sind zwei feste Abende und ein Wochenendvormittag oft mehr wert als jeder spontane Einsatz. Ich habe 2023 neben dem Studium meine ersten zwei No-Code-Plattformen gebaut. Wie Gründen neben einer Hauptbeschäftigung aussehen kann, beschreibe ich in [Gründen neben dem Job](https://felixshmtz.de/artikel/gruenden-neben-dem-job/).

## Kleine Gewohnheiten mit großer Wirkung

Dazu kommen ein paar kleine Gewohnheiten:

- **Mails in Blöcken:** Zwei oder drei feste Zeiten am Tag statt ständigem Nachsehen.
- **Meetings mit Ziel:** Jedes Meeting braucht ein Ergebnis, das am Ende feststehen soll. Ohne Ziel kein Termin.
- **25 statt 30 Minuten:** Kürzere Standardtermine schaffen Luft zwischen den Gesprächen.
- **Nein-Vorlagen:** Eine freundliche Absage als Textbaustein macht es leichter, Anfragen außerhalb deines Fokus abzulehnen.
- **Feierabend als Termin:** Ein festes Ende zwingt dich, Prioritäten zu setzen. Ohne Ende dehnt sich Arbeit aus.

Dahinter steht ein Prinzip, das ich in [Systeme statt Willenskraft](https://felixshmtz.de/artikel/systeme-statt-willenskraft/) beschrieben habe: Gute Abläufe sind verlässlicher als gute Vorsätze.

Welche Werkzeuge und Routinen ich gerade teste, teile ich jede Woche in meinem Newsletter [Unternehmer Thoughts](https://felixshmtz.de/unternehmer-thoughts/).

## Fazit

Zeitmanagement für Gründer ist für mich vor allem eine Frage des Schutzes. Maker-Blöcke sichern die Stunden, in denen dein Unternehmen wächst. Eine Wochenplanung von 30 Minuten gibt jeder Woche einen klaren Fokus. Delegieren und Automatisieren nehmen dir Arbeit ab, die andere oder Maschinen günstiger erledigen. So gewinnst du Tempo, ohne dich zu verausgaben.

Mein Vorschlag: Trag dir für die nächsten vier Wochen jeweils drei Maker-Blöcke von drei Stunden in den Kalender ein, bevor jemand anderes diese Zeit belegt. Und schreib heute eine Aufgabe auf, die du in diesem Monat zum dritten Mal identisch erledigst.

## Häufige Fragen

### Wie organisiere ich meine Zeit als Gründer?

Mein Vorschlag: Plane einmal pro Woche in 30 Minuten, mit Rückblick, einem klaren Wochenfokus und festen Blöcken für konzentrierte Arbeit. Meetings bündelst du an bestimmten Tagen oder Nachmittagen, damit lange ungestörte Phasen frei bleiben.

### Was ist Maker-Zeit?

Maker-Zeit ist ein Begriff von Paul Graham. Er beschreibt lange, ungestörte Arbeitsblöcke, die Menschen brauchen, die etwas erschaffen, etwa Code, Texte oder Konzepte. Schon ein einzelnes Meeting mitten im Block kann ihn zerstören.

### Welche Aufgaben sollte ein Gründer delegieren?

Ich würde mit Aufgaben anfangen, die wiederkehren, wenig strategischen Hebel haben und Energie rauben, zum Beispiel Buchhaltung, Terminorganisation oder einfache Recherche. Kundenbeziehungen, Vision und wichtige Entscheidungen bleiben bei dir.

### Welche Prozesse kann ich als Gründer automatisieren?

Gute Startpunkte sind Terminbuchung, Angebots- und Onboarding-Abläufe, Rechnungen mit Zahlungserinnerung und Follow-ups nach Projektende. Voraussetzung ist, dass der Ablauf vorher dokumentiert und standardisiert ist.

## Quellen

- [Maker's Schedule, Manager's Schedule (Paul Graham)](https://paulgraham.com/makersschedule.html)

Quelle: https://felixshmtz.de/artikel/zeitmanagement-fuer-gruender/